Szinte minden irodában van egy sarok, egy szekrénysor vagy egy egész helyiség, amelyet az iratdobozok foglalnak el. Régi számlák, szerződések, bérjegyzékek, projektdokumentációk. Ritkán kell hozzájuk nyúlni, de kidobni nem lehet őket. Közben a bérleti díjat négyzetméterre fizeted, és az irodai négyzetméter sokkal drágább, mint a raktári.

Ebben a cikkben végigvesszük, mit kell megőrizni, hogyan érdemes rendszerezni az archívumot, és mire figyelj, ha külső raktárban tárolnád.

Miért nem jó, ha az iroda az irattár?

Az irattárként használt irodai helyiség több szempontból is drága:

  • Bérleti díj: egy belvárosi iroda négyzetméterára többszöröse egy raktárénak. Ha 10–15 m²-t iratdobozok foglalnak el, az évente komoly összeg.
  • Munkaterület: a felszabadított helyiségből tárgyaló, irodai munkaállomás vagy közösségi tér lehetne.
  • Kockázat: az irodai környezet nem iratmegőrzésre készült. Egy beázás, egy csőtörés vagy egy tűz pótolhatatlan dokumentumokat tehet tönkre.
  • Rendetlenség: a rendszerezetlen archívumban egy-egy irat megtalálása órákat vehet igénybe.

Költözéskor ez a probléma még élesebb: az új irodába senki sem szeretné átvinni a teljes irattárat, de valahol meg kell őrizni.

Mit és mennyi ideig kell megőrizni?

Az iratmegőrzési kötelezettséget több jogszabály is szabályozza, a pontos időtartam az irat típusától függ. A legfontosabb általános szabályok:

  • Számviteli bizonylatok: a számviteli törvény alapján a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában meg kell őrizni.
  • Beszámoló, leltár, főkönyvi kivonat, napló: ezekre is legalább 8 éves megőrzési kötelezettség vonatkozik.
  • Munkaügyi és bérszámfejtési iratok: egyes nyilvántartásokat, például a társadalombiztosítási és nyugdíjjogosultsághoz szükséges adatokat, ennél jóval hosszabb ideig kell megőrizni.
  • Szerződések: a szerződésből eredő igények elévüléséig, de érdemes a szerződés megszűnése után is még évekig megtartani.
  • Adózással kapcsolatos iratok: legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig.

Mivel a szabályok iparáganként és irattípusonként eltérhetnek, a pontos megőrzési időkről mindig egyeztess a könyvelőddel vagy jogi tanácsadóddal. Érdemes velük együtt egy egyszerű iratkezelési szabályzatot is készíteni.

Hogyan rendszerezd az archívumot betárolás előtt?

A jól előkészített archívum a későbbi visszakeresést és a lejárt iratok megsemmisítését is egyszerűvé teszi.

1. Válogasd szét az iratokat típus és év szerint. Számlák, szerződések, munkaügyi iratok, projektek, mindegyik külön, éves bontásban.

2. Használj egységes archiváló dobozokat. A szabványos, fedeles archiváló dobozok egymásra rakhatók, stabilak, és védik a tartalmat a portól.

3. Számozd a dobozokat, és készíts dobozlistát. Minden dobozon szerepeljen: sorszám, irattípus, időszak (például „Bejövő számlák, 2021. I–VI. hó”) és a megsemmisíthetőség legkorábbi dátuma.

4. Vezess egy központi nyilvántartást. Egy egyszerű táblázat is elég: dobozszám, tartalom, időszak, megsemmisítési dátum. Ez alapján bármelyik iratot percek alatt meg lehet találni.

5. Zárd le és jelöld meg a dobozokat. A lezárt, számozott doboz biztosítja, hogy a tartalom csak a jogosultak számára legyen hozzáférhető, a raktár pedig dobozszinten tudja leltározni a tételeket.

6. Évente selejtezz. A nyilvántartás alapján minden évben válogasd ki a lejárt megőrzési idejű dobozokat, és gondoskodj a szabályos megsemmisítésükről.

Mire figyelj külső irattárolásnál?

Nem minden raktár alkalmas iratok tárolására. A papír különösen érzékeny a nedvességre, a hőingadozásra és a kártevőkre. Ezeket ellenőrizd:

Száraz, páramentes környezet. A nedves pincében vagy konténerben tárolt papír néhány hónap alatt bepenészedhet, a tinta elmosódhat. A ZED Store tiszta, száraz, páramentes, magas belmagasságú téglaépületekben tárol.

Rágcsálómentesség. A papír és a karton vonzza a rágcsálókat. A raktár legyen kártevőmentes. A ZED Store raktárhelyiségei rágcsálómentesek.

Tűzvédelem. Az iratok gyúlékonyak, ezért a tűzvédelem kulcskérdés. A ZED Store speciális tűzvédelemmel biztosított területen tárol.

Őrzés és hozzáférés-szabályozás. Ki férhet hozzá a dobozokhoz? Van-e 0–24 órás őrzés, kamerarendszer, riasztó? A ZED Store-nál mindez adott, és a szerződésben rögzíthető, hogy kizárólag az általad megnevezett személyek kérhessék a dobozok kiadását.

Visszakereshetőség. Ha egy iratra szükség van (például adóellenőrzéskor), milyen gyorsan kapod meg? Nálunk előzetes egyeztetés után a dobozokhoz bármikor hozzáférhetsz, vagy kiszállítjuk őket az irodádba.

Adatvédelem. A személyes adatokat tartalmazó iratok (például munkaügyi dokumentumok) tárolásánál az adatvédelmi szabályokat is figyelembe kell venni. Egyeztesd az adatvédelmi felelősöddel, milyen feltételeket kell rögzíteni a szerződésben.

Mennyibe kerül az irattárolás?

A ZED Store-nál az iratok tárolása is négyzetméter alapon történik, és csak a ténylegesen elfoglalt területért fizetsz. Egy szabványos archiváló dobozokból álló, rendezetten egymásra rakott archívum meglepően kevés helyet foglal: néhány négyzetméteren több száz doboz is elfér. A havi díjak sávosak, az aktuális árakat az Árak oldalon találod.

Ha az iratokat a költözéssel együtt szeretnéd megoldani, a teherautónk és a csapatunk az irodából közvetlenül a raktárba szállítja a dobozokat.

Egy lépéssel tovább: háttérműködés kiszervezése

Az irattár kiköltöztetése sokszor egy nagyobb gondolkodás első lépése: mit tartson a cég házon belül, és mit érdemes kiszervezni? Ha az irodai háttér, például a nyomtatás és az irodatechnika üzemeltetése is felmerül, érdemes megnézni a Dokutech Centerrel közös ajánlatunkat, amely a raktározás és az irodatechnika költségeit együtt vizsgálja.